Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistystietolain 503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kootaan haun koordinoimista, jäsenasioiden hoitamista sekä toiminnan tiedotusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja ja tietueita, joista yksittäisiä jäseniä ei ole mahdollista tunnistaa. Jäsenen henkilötietoja käsitellään suljetussa Flomembers-jäsenrekisteriohjelmassa. Toimintaan valittujen henkilöiden nimitiedot julkaistaan verkkosivulla mentorointi.wift.fi.
Tiedot tarkistetaan ja kootaan hakijan identiteetin varmistamiseksi ja tiedotusta varten. Lisäksi yhdistys kerää toimintaansa hakeutuvien tai hakeneiden henkilöiden haun kannalta oleellisia ja tarpeellisia henkilötietoja kunkin toiminnan hakusääntöjen ja -ohjeiden mukaisesti. Hakemuksessa henkilö myöntää oikeuden antamiensa henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn. Näitä tietoja talletetaan kussakin prosessissa käytetylle ulkoisen palveluntarjoajan palvelimelle (esim. Wufoo-lomakepalvelin, Google-palvelin, Squarespace yms.).
Yhdistyksen toimintaan hakeutuvien tai hakeneiden tietoja kerätään kunkin toiminnan kannalta oleellisin osin. Tietueet ja niiden tietosisältö vaihtelevat tapauskohtaisesti siten, että ne vastaavat toiminnan luonnetta. Yhdistyksen toimintaan hakeutuvan tai hakeneen henkilön tiedot saadaan ko. henkilöltä tämän täydennettyä omia tietojaan hakusääntöjen ja -ohjeiden mukaisessa tiedonhallintajärjestelmässä. Yhdistyksen toimintaan hakeutuvan tai hakeneen henkilön tietoja ei luovuteta eteenpäin ilman henkilöiden suostumusta. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja niitä pääsevät käsittelemään yhdistyksen luottamushenkilöt, yhdistystoimihenkilö ja tarvittaessa muut yhdistyksen tapahtumia koordinoivat tai hankkeissa työskentelevät henkilöt. Mikäli jäsenrekisteristä tai tapahtumiin osallistuvista henkilöluetteloista tulostetaan paperisia listoja, näitä säilytetään lukitussa tiloissa yhdistyksen toimitilassa. Tulosteiden säilytysaika on korkeintaan viisi vuotta.
Mikäli yhdistys on saanut toimintaansa ulkopuolista rahoitusta, tietosisältöjä talletetaan toiminnan rahoituksen aikana ja sen jälkeen siihen asti, kunnes yhdistys on tiedon talletukseen velvoitettu rahoittajan toimesta tai tilintarkastuksen vuoksi. Tämän jälkeen ko. tietosisältöjä säilytetään digitaalisesti maksimissaan viisi vuotta. Yhdistyksen toimipisteessä tietoja saatetaan säilyttää tätä pidempään. Toimintaan hakeutunut tai toimintaan hakenut ja valittu henkilö voi pyytää henkilötietojensa poistamista kirjallisesti yhdistyksen hallitukselta.